Tietosuojaseloste

Suomen kansallisen henkilötietolainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, annettu 7. päivänä huhtikuuta 2016, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta) mukainen rekisteriseloste käsittelytoimista.

Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Sisco Oyj
Hakkilankaari 2
01380 Vantaa
p. 020 754 5550
Yhteyshenkilö: Minna Tähtinen, minna@sisco.fi, p. 0405828172

2. REKISTERIEN NIMET

Sisco Oyj:n asiakasrekisteri ja asuntojen vuokraus- ja myyntijärjestelmä

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Henkilötietoja voidaan käyttää asiakkuus- ja vuokrasuhteen perustamiseen ja hoitoon, asuntojen ja liiketilojen myyntiin, markkinointiin, viestintään ja tutkimustoimintaan. Pidämme kaikki henkilötiedot luottamuksellisina.

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoito

Asiakkuus- ja vuokrasuhteen hoitoon, asumisneuvontaan, asukasdemokratiatoimintaan ja asuntojen myyntiin liittyvien henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteeseen tai Sisco Oyj:n tai asiakkaan oikeutettuun etuun. Sisco Oyj:n oikeutettu etu puolestaan liittyy liiketoiminnallisiin intresseihimme.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat asuntojen, autopaikkojen ja liiketilojen vuokraaminen ja myynti, asumisneuvonta, asukasdemokratiatoiminta ja siihen liittyvän liiketoiminnan hallinnointi ja kehittäminen, asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen sekä vuokranantajan tai asunnon myyjän oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtiminen.
Vuokra- ja myyntireskontran hoitamisessa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja vuokrien, käyttökorvausten, korjauslaskujen ja muiden laskujen ja kauppahintaerien laskutuksessa ja perinnässä sekä niihin liittyvässä palvelussa.
Vuokra-asuntohakemuksen, vuokraliiketilahakemuksen tai myytävän asunnon nimivarauksen tekemisen yhteydessä antamasi tiedot rinnastetaan sopimussuhteeseen liittyviin tietoihin.

Markkinointi

Markkinointiimme liittyvien tietojen käsittely voi tapahtua joko Sisco Oyj:n liiketoiminnan kehittämiseen liittyvään oikeutettuun etuun tai asiakkaan voimassa olevaan suostumukseen perustuen. Sähköinen suoramarkkinointi edellyttää suostumustasi myös silloin, kun olet jo Sisco Oyj:n sopimuskumppani. Pyydämme suostumuksesi sähköistä suoramarkkinointia varten useimmiten jo asuntohakemuksessa tai vuokrasopimuksen allekirjoituksen yhteydessä.
Huoneistojen markkinoinnissa ja asiakassuhteiden hoidossa tarvitsemme asiakkaan henkilötietoja asiakaspalvelun hoitamisessa sekä markkinointi- ja kanta-asiakasohjelman ja niitä vastaavien palvelujen perustietojen ylläpidossa.
Asiakastietojärjestelmän tietoja käytetään myös sähköisten ja painettujen uutiskirjeiden ja asiakastapahtumakutsujen ja vastaavien tiedotteiden lähettämiseen.

4. REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkuuden hallinta

Asiakkuuden hallinta- ja myyntijärjestelmiin, reskontrajärjestelmiin, markkinointijärjestelmiin, kiinteistö-, asiakas- ja reskontrarekistereihin voidaan tallentaa vuokra-asunnon hakijoista, vuokralaisista, kanssavuokralaisista, yhteismaksajista, muista asumaan tulevista henkilöistä sekä myytävän asunnon varaajista ja ostajista sekä liiketilan ja autopaikan vuokraajista vuokraukseen tarvittavia tietoja.
Tallennamme mahdollisten muiden asuntoon asumaan tulevien henkilöiden nimet ja syntymäajat sekä 16-vuotta täyttäneiden henkilötunnukset. Tällaisia henkilöitä ovat mm. kaikki asuntoon muuttavat henkilöt, työsuhdevuokra-asunnon asukkaat, alivuokralaiset ja jälleenvuokralaiset.
Erityisiä tai arkaluontoisia henkilötietoja käsittelemme vain, kun olet ne itse oma-aloitteisesti ilmoittanut asukasvalinnan suorittamista tai muuta tarkoitusta varten. Kansainvälisten pakotteiden kohdistumisen ja liiketoimintakiellon voimme tallentaa Sisco Oyj:n oikeutetun edun turvaamiseksi lakisääteisen velvoitteen perusteella.

Markkinointi

Markkinointitarkoituksia varten ennen varsinaisen hakemuksen tai varauksen tekemistä voimme kerätä asiakkaan nimen, osoitteen, ammatin, tulotietoja, tietoja elämäntilanteesta, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen (internetin yhteyskäytäntöosoite), iän, siviilisäädyn, tietoja kiinnostuksen kohteista sekä mahdollisia muita kontaktitietoja sekä osallistumisen Sisco Oyj:n järjestämään toimintaan.

Evästeet

Järjestelmäämme voi tallentua evästeiden kautta saatuja tietoja nettiaktiviteeteistasi. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa sinulle paremmin kiinnostavia viestejä sekä asiakaskokemuksen parantamiseksi ja palvelun kehittämiseksi. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Säännönmukaisina tietolähteinämme ovat käyttäjältä itseltään saadut tiedot kotisivujen lomakkeen kautta, tapahtumista saadut tiedot, vuokra-asuntohakemuksen, liiketilan tai autopaikan vuokraushakemuksen, vuokrasopimuksen teon, nimivarauksen teon, kauppakirjan teon yhteydessä, vuokrasuhteen aikana tai markkinointitarkoituksiin annetut tiedot.
Päivitämme tietojasi muun muassa ilmoitusten ja vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.. Lisäksi saamme tietoja ostoilmoitusten ja asuntokauppaan liittyvien yhteydenottopyyntöjen perusteella.
Luotto- ja maksukäyttäytymistietoja sekä pakoteseurantatietoja voimme kerätä ja päivittää mm. Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä, asumistukitietoja voimme saada KELAlta.
Tietojärjestelmien käytön hallintaa varten mahdollisesti kerättävät tiedot saamme sinulta itseltäsi ja henkilöstömme luo ja ylläpitää tunnukset. Lokitiedot tallentuvat tietojärjestelmien käytön yhteydessä automaattisesti.
IP-osoite- ja evästetietoja keräämme sinulta www.sisco.fi:n palvelujen käytön yhteydessä.

6. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO

Sisco Oyj ei julkaise keräämiään yhteystietoja ja noudattaa salassapitovelvollisuutta henkilötietojen suhteen, ellei lainsäädäntö tai oikeudellisen vaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen muuta edellytä.
Tässä rekisteriselosteessa tarkoitettuja tietoja emme siirrä Sisco-yhtiöiden ulkopuolelle, poikkeuksena Sisco-yhtiöiden puolesta jotain tiettyä tehtävää suorittavat sopimuskumppanit, joita sitoo salassapitovelvollisuus ja tietosuojasopimus, sekä ne tahot, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin. Tietosuojasopimuksessa sovitaan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti mm. tietoturvan tasosta ja tietoturvaloukkauksista ilmoittamisesta Sisco Oyj:n ja sopimuskumppanin välillä.
ARA-vuokra-asuntojen osalta Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ja Hitas-asuntojen osalta Helsingin kaupunki toimivat valvontaviranomaisina, joilla on oikeus saada valvontaa varten tarvitsemansa tiedot. Lisäksi Helsingin kaupungille voidaan toimittaa tietoja Hitas-asuntojen arvonnan suorittamista varten. KELAlla on oikeus saada tietoja tuensaajistaan.
Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin, EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Asiakkuutta varten kerätyt tiedot säilytetään rekisterinpitäjän vastuiden ajan sekä lainsäädännön edellyttävät ajat.
Markkinointia varten kerätyt tiedot säilytetään niin kauan, kun se on tiedon käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Ainoastaan nimetyt Sisco Oyj:n valitseman sopimuskumppanin henkilöstön edustajat, jotka työnsä puolesta tarvitsevat tietoja, ovat oikeutettuja pääsemään henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ja käsittelemään järjestelmissä olevia tietoja. Henkilökohtaisten tunnusten käyttö vaaditaan. Olemme suojanneet järjestelmät teknisin ja hallinnollisin keinoin.
A. Manuaalinen aineisto/säilytyspaikka ja suojaaminen: Aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa.
B. Sähköisesti tallennettu aineisto/rekisterien käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus: Tietoihin on pääsy vain Sisco Oyj:n nimeämillä henkilöillä. Tietojen säilytykseen käytettävät tietokannat ja tietoverkot on suojattu organisatorisin ja teknisin toimenpitein. Rekisterin valvonta ja suojaus noudattavat EU-alueella sovellettavia määräyksiä.

10. HENKILÖN OIKEUS TARKASTAA ITSEÄÄN KOSKEVAT HENKILÖTIEDOT

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä eli Sisco Oyj:ltä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteristä itseäsi koskevat henkilötiedot. Kirjalliset tarkastuspyynnöt pyydämme toimittamaan asiakaspalveluumme sähköpostitse: info@sisco.fi tai postitse osoitteeseen ” Siscon asiakaspalvelu, Hakkilankaari 2, 01380 Vantaa”

11. HENKILÖTIETOJEN OIKAISEMINEN TAI POISTAMINEN SEKÄ REKISTERÖIDYN OIKEUS PYYTÄÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA

Voit pyytää virheellisen tiedon korjaamista, jolloin päätämme tiedon korjaamisesta. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä.
Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi) säilytysajan päätyttyä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty, vastustat käsittelyä, jolle ei ole perusteltua syytä, suostumukseen perustuneen käsittelyn osalta suostumus on peruutettu tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai Sisco Oyj on lain mukaan velvollinen poistamaan tiedot.

12. OIKEUS VASTUSTAA KÄSITTELYÄ ERITYISEEN HENKILÖKOHTAISEEN SYYHYN LIITTYEN

Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen syyhyn perustuen vastustaa käsittelytoimia, joita kohdistamme henkilötietoihisi rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla. Voit esittää vastustamista koskevan vaatimuksesi, jossa erittelet ne perusteet, joiden nojalla vastustat käsittelyä, tämän rekisteriselosteen rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle (sivu 1). Sisco Oyj voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöäsi laissa säädetyin perustein.

13. OIKEUS KIELTÄÄ SUORAMARKKINOINTI

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, voit milloin tahansa vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten, niitä ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

14. OIKEUS PERUUTTAA ANTAMANSA SUOSTUMUS

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn milloin tahansa, siltä osin kun henkilötietojesi käsittely perustuu omaan suostumukseesi. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Vuokra-asuntojen asukasvalinnassa noudatamme kulloinkin sovellettavia viranomaisten antamia asukasvalintaohjeita ja lakisääteisiä asukasvalintaperusteita. Prosessiin voi kuulua automaattista päätöksentekoa, jota toteutetaan näiden perusteiden mukaisesti. Sinulla on oikeus vaatia, että tiedot käsittelee Sisco Oyj:n puolesta luonnollinen henkilö. Sinulla on myös oikeus esittää kantasi ja riitauttaa automatisoitu päätös.

16. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos Sisco Oyj ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Viimeksi päivitetty: 14.12.2018